Si pour certains l’organisation est un réflexe, ce n’est pas toujours le cas. Les moyens existants ne sont pas toujours tous exploités. Dans ce billet sont proposées différentes astuces pour mieux s’organiser au travail, permettant ainsi d’être plus efficace et détendu.
Etablissez des listes
Celles-ci peuvent être numériques, sur papier, disposées sur le mur, ou de manière visible sur votre bureau. Personnalisez-les avec des couleurs, symboles afin de les distinguer.
Planifiez
Il s’agit d’un conseil très bénéfique. En inscrivant les tâches et événements prévus dans un calendrier, un planning, vous ne devrez pas vous en préoccuper le soir chez vous. Vous serez donc plus sereins et moins stressés. Vous pouvez réaliser un planning chaque soir pour le lendemain, ou hebdomadaire (le vendredi soir pour la semaine suivante). Les tâches effectuées sont barrées ou surlignées.
Ayez de quoi noter
Demande d’un collègue, coup de téléphone, réunion, idée… Avoir avec soi un support pour prendre des notes est très important pour se souvenir de toutes les informations utiles.
Classez
Classez vos tâches dans un certain ordre : D’abord les tâches prioritaires (urgentes, importantes) puis ensuite celles vous semblant plus faciles, ou plus agréables, les plus longues à réaliser…
Activez des notifications, des rappels
Plus particulièrement pour les travaux récurrents, ou événements importants, activez et paramétrez des rappels (en indiquant l’objet, le lieu, la date et l’heure…). Choisissez le moment où ceux-ci s’effectueront : une semaine, un jour, 30 minutes avant l’événement.
Ne remettez pas à plus tard
N’attendez pas d’accumuler les tâches, vous n’arriveriez peut-être pas à bien gérer votre temps au moment voulu. Effectuez-les dès que possible.
Triez
Ne vous laissez pas envahir par la paperasse, qu’elle soit papier ou numérique. Faites du tri, jetez, supprimez les choses inutiles, rangez les autres dans des dossiers, des classeurs, des pochettes…
Déléguez
Si vous en avez l’occasion, déléguez les tâches pouvant être réalisées par autrui, nécessitant simplement votre vérification par exemple.
Attendez-vous à l’imprévu
Prévoyez un moment de temps libre pour réaliser les tâches qui n’étaient pas prévues dans votre planning. Ainsi votre organisation sera moins perturbée. Ce temps peut également vous permettre de rattraper votre retard ou d’avancer sur des tâches annexes.
Trouvez des solutions
Si vous avez des interrogations sur le travail demandé, il ne faut pas hésiter à demander des précisions à vos collègues ou votre patron, ou simplement regarder comment ils procèdent. Cela vous évitera de perdre du temps.
Faites une pause
Il est important que vous preniez le temps de faire une pause. Cela sera bénéfique car vous serez plus motivé et concentré, ce qui aura donc un bon impact sur votre travail. Si vous êtes moins attentif à un moment de la journée, réalisez durant celui-ci les travaux nécessitant moins de concentration.
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