Qu’est-ce qu’un kick-off meeting ?

Kick-off meeting : Quand, qui, objectif

Le kick-off meeting peut être organisé lors du lancement d’un projet, d’une nouvelle année, d’une stratégie, d’une organisation de travail… Il ne s’agit pas de la toute première réunion car des éléments doivent être déterminés et l’objet validé en amont.
Il est important que toutes les personnes concernées par l’objet de la réunion de lancement soient présentes. Il peut s’agir du responsable de l’entreprise, des membres de l’équipe mais également de personnes externes à l’entreprise (selon l’objet de la réunion) : des clients, fournisseurs, partenaires, prestataires…

Les informations transmises lors du kick-off meeting doivent être facilement compréhensibles pour ne pas décourager. Son but est de parler des éléments essentiels (enjeux, éventuelles contraintes, règles, moyens, objectifs, questions…) afin que tout le monde ait une vision claire des choses.

Déroulement du kick-off meeting

• Les grandes étapes d’un kick-off meeting sont les suivantes :
• Chacun des acteurs se présente aux autres (nom, prénom, fonction), surtout si tout le monde ne se connait pas.
• Annoncer le programme de la réunion et inciter chaque personne conviée à participer
• L’animateur de la réunion donne plus de détails sur le contexte et les objectifs (du projet, de la stratégie…) afin que tout le monde soit informé de la même façon
• Détailler les phases prévues et les dates d’échéance. Cela permet d’éviter les oublis et de voir si tout le monde est d’accord.
• A l’issue de cette réunion, chacun doit connaitre son rôle et celui des autres, et les raisons d’attribution. Une liste avec les coordonnées peut être communiquée afin que le travail en équipe se passe au mieux.
• Enumérer les éventuels risques, les moyens de prévention prévus, les solutions envisagées.
• Exposer le plan de communication : Quand et comment les informations seront transmises ? Lesquelles ? Qui va être informé ?
• Valider les mesures de succès.
• Planifier les prochaines réunions (dates, participants…)

Un compte-rendu peut être établi et transmis aux participants suite à ce kick-off meeting.