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Remboursement des frais de repas des salariés

Le 18/12/2018

Dans Comptabilité

Les règles fixées pour les remboursements des frais de repas ne sont pas les mêmes s’ils concernent un dirigeant ou un salarié, si le repas est pris seul ou avec des clients. Quelles règles doivent être respectées pour ne pas être redressé par l’URSSAF ?

Frais de repas du salarié : déjeuners personnels et repas d’affaires

Frais repas salaries

Les déjeuners pris seuls

Une indemnité repas, nommée également prime de panier, peut être versée au salarié. Celui-ci doit être contraint de prendre son repas au travail ou en dehors de l’entreprise pour des raisons professionnelles, ne pas avoir assez de temps pour retourner chez lui, ou ne pas pouvoir se restaurer sur place. Nous vous invitons à lire notre article dédié "Quand la prime de panier est-elle accordée ?" pour avoir plus d’informations sur le sujet.

Les déjeuners lors des déplacements professionnels

Une indemnité forfaitaire peut être versée, notamment aux salariés souvent en déplacement ou se rendant régulièrement en repas d’affaires. Des barèmes sont fixés chaque année. En cas de dépassement du plafond, des cotisations sociales sont dues. Garder les justificatifs n’est pas nécessaire dans cette situation. Si cette option n’a pas été choisie par l’employeur, les frais sont remboursés totalement, à condition d’avoir une facture au nom de la société. Les personnes ayant participé et la société concernée doivent être indiquées.

Repas en entreprise Frais professionnels Salariés Avantages sociaux

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Les salariés peuvent se faire rembourser leurs frais de repas. C’est aussi le cas pour les dirigeants d’entreprise. La réglementation n’est pas la même selon le type de repas. L’administration fiscale fait la distinction entre les repas personnels du gérant et les déjeuners d’affaires auxquels sont invités les clients, prospects ou partenaires. Quelles sont les règles à respecter afin d’être prêt en cas de contrôle de l’URSSAF ?

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La prime de panier est une indemnité de repas versée par l’employeur aux salariés contraints de prendre leur repas au travail ou en dehors de l’entreprise pour des raisons professionnelles, dont le temps de pause ne leur permet pas de retourner à leur domicile ou n’ayant pas de possibilité de manger sur place (absence de cantine par exemple). Elle constitue un frais professionnel pris en charge par l’employeur. Dans certains cas, elle peut être exonérée de cotisations sociales.