Un document original peut-il être remplacé par une copie électronique ?

Une entreprise peut choisir de conserver uniquement des copies électroniques de ses documents papiers, si elle capable de prouver que le procédé utilisé pour les générer répond aux conditions suivantes :

• le procédé (la numérisation) doit permettre de produire des informations liées à la copie et assurant son identification et, notamment, sa date de création
• il doit pouvoir générer une empreinte électronique garantissant que toute modification ultérieure de la copie est détectable. Il peut s’agir d’un horodatage qualifié, d’un cachet électronique qualifié ou d’une signature électronique qualifiée, au sens du règlement UE n° 910/2014 du 23 juillet 2014, autrement dit certifié par un prestataire habilité
• la copie électronique doit être conservée dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu (les opérations requises pour que la copie électronique reste lisible dans le temps ne constituent pas une altération de son contenu ou de sa forme, si elles sont tracées et donnent lieu à la génération d’une nouvelle empreinte électronique de la copie)
• l’accès aux dispositifs de reproduction et de conservation doit faire l’objet de mesures de sécurité appropriées

Cependant, même si la copie électronique peut être présumée fiable, apporter la preuve du contraire doit être possible, même si elle a été produite en respectant les exigences du décret.