Ajout d’une bannette d’achats : Les nouveautés de Février 2024

La nouvelle fonctionnalité que nous avons mis en place ce mois-ci va vous permettre de gagner du temps, notamment si votre entreprise compte plusieurs collaborateurs et que plusieurs personnes sont chargées d’intégrer des achats.

Selon la taille de votre entreprise et son fonctionnement, il se peut que plusieurs personnes reçoivent des justificatifs d’achats : souscription à un service pour la réalisation des missions, achat de fournitures et de matériel, repas au restaurant avec un client, carburant pour le véhicule de l’entreprise …

En fonction de l’organisation fixée, les personnes disposant de factures d’achats sont peut-être amenées à les déposer dans une bannette dans le bureau du service qui s’occupe des charges et de la comptabilité. Ou alors, ces documents doivent être ajoutés dans un dossier spécifique partagé en ligne pour qu’ils soient à disposition du service concerné. Ou encore, les justificatifs sont peut-être transmis par mail quand les personnes y pensent.

En tout cas, rassembler l’ensemble des justificatifs des dépenses peut représenter une vraie perte de temps pour le service des achats, selon l’organisation prévue par l’entreprise. C’est pour cela que nous avons mis en place la fonctionnalité de bannette, tout d’abord pour les achats.

Cette bannette d’achats permet à toutes les personnes détenant des justificatifs d’achats en PDF (tickets de caisse, factures…) de les déposer rapidement au même endroit, à n’importe quel moment et où qu’elles se trouvent. Alors, le service qui s’occupe des achats de l’entreprise va gagner un temps précieux.

En effet, grâce à la bannette d’achats, il est possible de voir rapidement si plusieurs personnes ont ajouté le même justificatif et de faire un tri facilement. En outre, chaque document ajouté dans la bannette peut être transformé en achat par les utilisateurs en ayant le droit. Lors de la transformation d’un document en achat, son état change et vous voyez de façon claire les justificatifs qu’il reste à traiter.

Aussi, quand la pré reconnaissance automatique des données est activée, certaines informations nécessaires à l’ajout d’un achat telles que le numéro, la date, le fournisseur ou le montant sont déjà renseignées. Les champs du formulaire au moment d’ajouter un achat sont donc préremplis.

Parmi les autres nouveautés depuis Février 2024 :

• Si vous avez une boutique et utilisez E-monsite et Wuro, vous pouvez choisir d’activer la synchronisation de vos produits pour vous simplifier la vie.
• Le type d’absence RTT/Récupération a été scindé en deux types d’absences car cela est plus pertinent. Un champ pour le solde de RTT existe, comme pour les congés payés.
• Quand un justificatif est joint lors d’une demande d’absence, celui-ci est stocké dans le coffre-fort du collaborateur (gestion du personnel > absences).
• Il est désormais possible d’afficher ou de masquer le Code client, utilisé en comptabilité, sur les documents commerciaux.
• L’affichage des catégories et sous-catégories du module Produits a été amélioré pour plus de clarté.
• Lors de l’ajout d’un achat, si le numéro et la date renseignés sont identiques à un achat existant, une alerte apparait afin d’éviter les doublons.
• L’envoi de mails peut maintenant être déclenché par API
• Lors de la création d’une catégorie sur le planning, il est possible d’indiquer s’il s’agit d’un évènement individuel
• L’adresse e-mail utilisée pour la connexion à Wuro de chaque utilisateur est présent sur sa fiche. Ainsi, en cas de doute, vous savez quelle est l’adresse à utiliser.
• Il est possible d’ajouter un compte de TVA et un compte produit en favoris pour gagner du temps lors de l’édition de factures, dans la mesure où ce sont les mêmes qui sont utilisés la plupart du temps.
• Une alerte est présente sur le formulaire d’ajout d’une ligne produit lors de l’édition d’une facture si les champs utiles à l’export FEC ne sont pas complétés. Ainsi, votre export est complet et cela facilite le travail de votre comptable.