Gérez les absences de vos salariés de façon simple et efficace
Le module Absences a fait l’objet d’une refonte complète afin que vous puissiez beaucoup mieux gérer les congés et autres absences de vos salariés. Le design a été complétement revu et de nombreuses fonctionnalités pratiques ont été ajoutées. Si vos collaborateurs n’ont pas encore d’accès à Wuro, n’hésitez plus et invitez les dès maintenant à rejoindre votre espace entreprise.
Un module Absences adapté à votre entreprise
Des paramètres sont à votre disposition pour que le module Absences soit adapté au mieux à l’organisation de votre entreprise. D’une part, vous pouvez activer ou désactiver des types d’absence et les rendre confidentiels ou non. Par exemple, vous pouvez choisir que les types d’absence Arrêt Maladie et Congé exceptionnels soient confidentiels pour que le type d’absence n’apparaisse pas sur le calendrier des absences. Si vous n’autorisez pas les types d’absence « Absence injustifiée » et « RTT », ils n’apparaitront pas sur le calendrier et ne pourront pas être posés par les collaborateurs.
Pour le type d’absence RTT, un champ semblable à celui pour le solde des congés acquis et par anticipation est disponible. Ainsi, vous pouvez indiquer le nombre de RTT pour chaque salarié, lors de l’ajout de sa fiche de paie ou directement sur sa fiche utilisateur.
D’autre part, vous pouvez indiquer quels sont les jours travaillés dans votre entreprise. Les jours non travaillés n’apparaissent alors pas sur le calendrier des absences. Si vous décomptez les congés en jours ouvrables, nous vous recommandons donc de laisser le samedi coché.
De plus, vous pouvez préciser les jours travaillés pour chaque salarié, en cas de travail à temps partiel ou de semaine en décalé par exemple. Il est possible aussi d’ajouter un commentaire relatif à ces jours travaillés. Ainsi, le nombre de jours posé précisé sur Wuro correspondra à la réalité.
Par ailleurs, vous pouvez préciser les jours fériés pour votre entreprise dans les paramètres. Pensez pour cela à bien sélectionner votre pays et votre région. Puis, indiquez quels sont les jours fériés non travaillés par votre entreprise, et ceux travaillés (en fonction de votre activité, ou selon la date fixée pour la journée de solidarité). Chaque année, il convient de paramétrer les jours fériés pour que le décompte des congés soit correct vis-à-vis de votre organisation.
Faire une demande d’absence plus facilement
Faire une demande d’absence est encore plus intuitif et pratique. Les soldes de congés acquis, congés par anticipation et RTT (selon le paramétrage de votre espace entreprise) sont désormais affichés au moment de réaliser la demande. Il est ainsi plus simple de savoir si le solde est suffisant vis-à-vis des dates posées. En outre, le collaborateur (stagiaire, alternant, salarié) peut à présent joindre une pièce-jointe à la demande d’absence. Celle sera visible par les utilisateurs ayant le droit de modérer les absences. Cela est notamment utile pour communiquer un justificatif en cas d’arrêt maladie ou de congé exceptionnel (deuil, naissance, mariage ou PACS…).
Gérer les demandes d’absences plus efficacement
La modération des demandes d’absences est plus aisée et complète. Tout d’abord, depuis la liste des demandes d’absences, vous pouvez en sélectionner plusieurs pour les valider en un clic. En fonction du nombre de demandes à accepter, il pouvait être fastidieux d’effectuer leur validation manuellement.
Auparavant, il existait deux états pour les absences : Acceptée ou refusée. Il existe maintenant un état supplémentaire : annulé. Il peut être utilisé pour les absences ayant déjà été acceptées ou refusées, suite à un changement des dates de congés d’un salarié par exemple. Ou alors, en cas d’erreur lors de la demande d’absence, si le salarié s’est trompé de dates.
De plus, un historique des changements d’état de l’absence est affiché pour savoir rapidement qui a créé la demande d’absence, qui a changé son état (acceptée, refusée, annulée) et quand.
Enfin, vous pouvez voir qui sont les autres collaborateurs absents pendant la période demandée, et s’ils font partie de la même équipe que le collaborateur concerné par l’absence. Par exemple, un salarié pose ses congés d’été. Vous pouvez voir si d’autres personnes seront absentes (au moins une journée) à cette période-là. De ce fait, vous avez les informations nécessaires afin d’assurer le bon fonctionnement d’un service à une période donnée.
Visualisation des absences des collaborateurs
Avant, le module Absences disposait uniquement d’un calendrier avec une vue mensuelle. Désormais, il y a aussi une vue hebdomadaire et journalière. En fonction de vos besoins, affichez la vue de votre choix et voyez rapidement qui est absent aujourd’hui, ou durant la semaine. Et si vous souhaitez visualiser un type d’absence en particulier, ou plusieurs, de façon claire, cela est faisable également. L’amélioration de l’affichage des absences vous aide à mieux vous organiser et prendre de meilleures décisions (missions à confier, projets à finaliser, réunions à fixer…).
Exporter les absences de façon complète
L’export des absences de vos collaborateurs est plus pratique. L’ordre de tri peut être choisi : croissant ou décroissant selon un critère (date de début ou de fin de l’absence, date à laquelle la demande a été réalisée, nom du destinataire (c’est-à-dire le nom du collaborateur concerné par l’absence). Le bloc « Période » pour savoir si l’absence correspond à une demi-journée, une journée, ou une période de plusieurs jours. Les blocs « Début de la période » et « Fin de la période » permettent de savoir si le premier jour et le dernier jour de l’absence sont une matinée, un après-midi ou une journée entière.
Ajout dans Google Agenda et téléchargement en ICS
Chaque absence peut être copiée dans votre agenda Google en un clic. Les dates, le type d’absence et le nom du collaborateur sont repris. De plus, vous pouvez télécharger chaque absence au format ICS pour les importer ensuite dans des applications tierces telles que Microsoft Outlook, Apple Calendar (Ical), Mozilla Thunderbird …
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