Gestion RH : Comment stocker et gérer les documents ?

Le module Gestion RH est un coffre-fort destiné aux documents liés aux Ressources Humaines. Il est accessible depuis le tableau de bord en cliquant sur Gestion RH. Pour voir les documents auxquels il a accès, un utilisateur peut se rendre sur sa fiche utilisateur et cliquer sur l'onglet Coffre-fort.

En fonction des droits qui vous ont été attribués sur Wuro, vous ne pourrez pas faire les mêmes actions ou voir les mêmes documents dans Gestion RH (si vous avez tous les droits (ajouter, modification, visibilité de tous les documents), si vous avez le droit de visualiser les documents auxquels vous avez accès uniquement, ou si vous n'avez aucun droit). Il se peut donc que vous n'y ayez pas accès du tout si aucun droit ne vous est donné.

Afin de classer tous vos fichiers dans Gestion RH, plusieurs catégories sont mises à votre disposition pour bien vous organiser. Voici les catégories qui sont disponibles et des exemples de documents que vous pouvez y ranger.

Parmi les catégories on retrouve :

• Fiches de paie : Il est possible d'attribuer des fiches de paie aux collaborateurs de l'entreprise.
• Avantages : Tous les documents liés aux avantages proposés par l'entreprise. Il peut s'agir de fichiers relatifs aux titres restaurant, au matériel (véhicule de fonction, téléphone professionnel...), aux chèques cadeaux ou encore des titres de transport pris en charge.
• Entretiens : Les synthèses des entretiens (individuel, professionnel, retour d'absence...) de vos collaborateurs peuvent par exemple y être stockées.
• Contrats de travail : Tous les documents contractuels de vos collaborateurs (alternants, stagiaires et salariés) peuvent y être ajoutés, le CV, le RIB, le contrat de travail, les documents de fin de contrat ...
• Absences : Tous les documents concernant les absences de vos collaborateurs peuvent s'y trouver : les justificatifs pour arrêt maladie, congé exceptionnel, congé sans solde ...
• Santé : Les attestations du suivi médical, les formulaires d'adhésion à la mutuelle peuvent par exemple y être rangés.
• Formation : Tous les fichiers relatifs à votre OPCO, le plan de formation ou encore votre activité d'organisme de formation peuvent être stockés dans cette catégorie.

L'ajout d'un fichier nécessite de l'attribuer à un collaborateur (à activer depuis la fiche utilisateur), sauf pour Formation et Avantages.

1. Rendez-vous dans le module Gestion RH.
2. Cliquez sur la catégorie de votre choix (puis sur un utilisateur selon la catégorie).
3. Cliquez sur Ajouter un fichier.
4. Choisissez le document à déposer (tous les formats sont acceptés : PDF, CSV, JPG ...).
5. Nommez le fichier afin de le retrouver plus facilement.
6. Choisissez le type de fichier qui convient dans la liste déroulante. Optez pour Autre si rien n'est adapté parmi les choix proposés.
7. Indiquez si le fichier concerne un contact de l'entreprise (client, fournisseur ...) ou un utilisateur (prestataire externe, salarié ...). S'il ne concerne personne en particulier, laissez vide.
8. Précisez par qui le document ajouté sera visible. Par défaut, il s'agit des utilisateurs ayant accès au coffre-fort d'entreprise uniquement. Mais il est également possible de le rendre visible par :
   • les utilisateurs ayant accès au coffre-fort d'entreprise et les collaborateurs
   • les utilisateurs ayant accès au coffre-fort d'entreprise et accès personnalisé (une ou plusieurs personnes, une équipe ...)
   • tous les utilisateurs
9. Ajoutez une étiquette pour une meilleure organisation si vous le souhaitez.
10. Cliquez sur Enregistrer.

1ère méthode

1. Rendez-vous dans le module Gestion RH
2. Cliquez sur la catégorie dans laquelle se trouve votre document.
3. Cliquez sur le crayon au bout de la ligne du document pour lequel vous souhaitez ajouter une étiquette.
4. Dans la Rubrique Etiquettes, cliquez sur le plus.
5. Créez de nouvelles étiquettes en choisissant leur couleur et leur nom s'il n'y en a pas encore.
6. Une fois vos étiquettes créées sélectionnez celles de votre choix en cliquant dessus.
7. Cliquez sur Enregistrer

2ème méthode

1. Rendez-vous dans le module Gestion RH
2. Cliquez sur la catégorie dans laquelle se trouve votre document.
3. Cliquez sur le plus disponible sur la ligne, dans la colonne Etiquettes.
4. Créez de nouvelles étiquettes en choisissant leur couleur et leur nom s'il n'y en a pas encore.
5. Une fois vos étiquettes créées sélectionnez celles de votre choix en cliquant dessus.

1. Rendez-vous dans le module Gestion RH
2. Cliquez sur la catégorie dans laquelle se trouve votre document.
3. Cliquez sur le crayon au bout de la ligne du document que vous souhaitez modifier.
4. Mettez à jour le fichier ou les informations le concernant.
5. Cliquez sur Enregistrer.

1ère méthode

1. Rendez-vous dans le module Gestion RH
2. Cliquez sur la catégorie dans laquelle se trouve votre document.
3. Cliquez sur le crayon au bout de la ligne du document que vous souhaitez supprimer.
4. Cliquez sur Supprimer, puis confirmez votre choix.
   

2ème méthode

1. Rendez-vous dans le module Gestion RH
2. Cliquez sur la catégorie dans laquelle se trouve votre document.
3. Cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne du document que vous voulez supprimer.
4. Cliquez sur Supprimer, puis confirmez votre choix.
   

1ère méthode

1. Rendez-vous dans le module Gestion RH
2. Cliquez sur la catégorie dans laquelle se trouve votre document.
3. Cliquez sur le crayon au bout de la ligne du document que vous souhaitez déplacer.
4. Changez la catégorie et le type de fichier.
5. Cliquez sur Enregistrer.

2ème méthode

1. Rendez-vous dans le module Gestion RH
2. Cliquez sur la catégorie dans laquelle se trouve votre document.
3. Cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne du document que vous voulez déplacer.
4. Cliquez sur Déplacer vers, puis choisissez la nouvelle catégorie et le nouveau type de fichier du document.
5. Cliquez sur Enregistrer.