Comment créer une récurrence ?
- Depuis le module Factures, ouvrez une facture numérotée en mode aperçu et cliquez sur Créer une récurrence.
- Commencez par choisir un nom pour votre récurrence afin de la retrouver facilement. Indiquez tout élément vous permettant de la distinguer des autres récurrences. Cela peut être le nom du produit, le type, un numéro de contrat ou encore la fréquence de la récurrence. Par exemple, pour la facturation de l'hébergement d'un site web, il serait possible de nommer la référence en précisant le type d'hébergement et le nom du site.
- Sélectionnez la date de la première récurrence : c'est à cette date que la première facture récurrente sera générée.
- Indiquez le nombre de récurrences : Si vous souhaitez que des factures récurrentes soient créées de façon illimitée, laissez le champ vide. Si vous voulez créer un certain nombre de factures récurrentes, précisez combien.
- Précisez l'intervalle de votre choix : mois, hebdomadaire, trimestre, semestre ou année. Par exemple, si vous sélectionnez trimestre, une facture récurrente sera créée chaque trimestre.
- Choisissez l'action de votre choix :
- Créer en brouillon : Les factures récurrentes seront générées en brouillon. Cela vous permet de faire une vérification et de numéroter la facture quand vous le souhaitez, ou de la supprimer si nécessaire.
- Créer et numéroter : Les factures récurrentes seront validées et numérotées directement. Vous pouvez effectuer une vérification avant de l'envoyer.
- Créer, numéroter et envoyer par e-mail : Les factures récurrentes seront validées et numérotées, ainsi qu'envoyées par e-mail automatiquement à votre client en suivant votre modèle d'e-mail d'envoi de factures. - Le planning des récurrences vous rappelle à quelles dates et à quelle fréquence les factures récurrentes seront éditées.
- Une fois que vous avez paramétré votre récurrence, vérifiez-la bien puis cliquez sur enregistrer.
A savoir : Une récurrence ne peut être créée que sur les factures ordinaires. Il n'est pas possible de créer une récurrence pour les factures d'acompte, de solde ou d'avoir.
Comment retrouver les récurrences ?
- Pour retrouver les différentes récurrences, rendez-vous dans le module Factures puis dans l'onglet Récurrences.
- Toutes les récurrences que vous avez créées sont affichées sur cette page. Vous pouvez voir facilement leur nom, le client concerné, le montant de la facture initiale, le nombre de factures créées et le nombre total de factures prévu, la date de la prochaine occurence ainsi que l'état de la récurrence.
- Une barre de recherche est disponible. Tapez une partie du nom de la récurrence ou du client pour trouver rapidement une récurrence.
- Il est possible de filtrer les récurrences par période. Grâce au filtre, vous pouvez par exemple visualiser toutes les factures récurrentes qui interviendront le mois prochain.
Consulter les détails d'une récurrence
- Il existe deux façons d'aller consulter le détail d'une récurrence. Soit vous cliquez directement sur Récurrence activée depuis l'aperçu de votre facture. Ou alors, depuis l'onglet Récurrences présent dans le module Factures, en cliquant sur la ligne de la récurrence de votre choix.
- Une fois l'aperçu de votre récurrence ouvert, vous pouvez voir toutes les informations qui la concernent :
-le planning des récurrences (c'est-à-dire les prochaines dates auxquelles les factures seront générées)
-la date de la prochaine facture
-les références de la facture initiale, à partir de laquelle la récurrence a été créée (numéro, date, montant HT et TTC)
-le client concerné (nom, coordonnées de facturation)
-le détail des factures récurrentes générées à partir de la facture initiale (numéro ou mention brouillon si pas encore numérotée, la date et le montant)
-l'action choisie pour cette récurrence (création en brouillon, numérotation, numérotation et envoi)
A savoir : L'action choisie pour une récurrence peut être modifiée depuis le mode aperçu. Par ailleurs, si aucune facture récurrente n'a encore été créée, il est possible de changer la date de la première facture depuis le mode aperçu également.