Comment gérer les congés et absences : demander, accepter ou refuser des absences

1. Dans le module Absences , cliquez sur 
   
2. En fonction de vos droits et de votre statut (collaborateur ou non), vous pouvez demander :
   • une absence pour vous uniquement
   • une absence pour quelqu'un d'autre uniquement
   • une absence pour vous ou pour quelqu'un d'autre
3. Sélectionnez la durée de votre absence :
   • une demi journée : précisez s'il s'agit du matin ou de l'après-midi
   • une journée
   • une période
4. Indiquez la ou les date(s) d'absence.
5. Choisissez le type d'absence : congé acquis, arrêt maladie, autorisation d'absence ...
6. Rédigez un commentaire si besoin pour préciser la demande. Par exemple, "Vu avec untel", "Ok vu en amont avec l'équipe", ou encore pour préciser de quel congé exceptionnel il s'agit (mariage, naissance, deuil, PACS, déménagement, maternité...)
7. Ajoutez une pièce-jointe si besoin : justificatif du congé sans solde, de l'arrêt maladie, copie de l'acte de mariage ... Elle sera automatiquement ajoutée dans le coffre-fort dans Gestion du personnel > Absences > collaborateur concerné.
8. Une fois les informations complétées, un récapitulatif de la demande d'absence est affiché pour les vérifier avant envoi.
9. Cliquez sur envoyer la demande.

Les personnes ayant les droits nécessaires recevront une notification immédiatement. La demande s'affiche sur le calendrier des absences et dans l'onglet Demandes.

A noter : Pour les congés acquis, par anticipation, et pour les RTT le solde disponible est précisé si une fiche de paie a été ajoutée pour le collaborateur ou s'il a été renseigné sur sa fiche utilisateur.

Oubli de justifier la demande

L'utilisateur a oublié d'ajouter un commentaire ou une pièce-jointe lorsqu'il a fait sa demande d'absence ? Pas de souci ! Il peut justifier sa demande une fois que celle-ci est effectuée. Pour cela, il lui suffit d'aller dans ses demandes d'absence, de cliquer sur l'absence concernée et d'ajouter le commentaire ou la pièce-jointe.

Lorsque vous cliquez sur le module Absences, vous voyez le calendrier des absences des collaborateurs de l'entreprise concernée. Vous pouvez alors, selon vos droits :

• Filtrer par utilisateurs ou par équipe
• Filtrer par types d'absences (en cochant/décochant tout, ou en cliquant sur les types d'absences directement)
• Choisir l'affichage de votre choix (lignes ou ronds)
• Afficher la vue journalière, hebdomadaire ou mensuelle
• Parcourir les dates et revenir facilement à la date du jour
• Accéder à l'export des absences et aux paramètres des congés et absences
• Faire une demande d'absence
• Consulter votre solde de congés et de RTT disponible (s'il a été au préalable renseigné lors de l'ajout d'une fiche de paie ou dans la fiche utilisateur)

Depuis le module Absences, cliquez sur l'onglet Demandes :

• Selon vos droits, vous pouvez voir les demandes d'absence :
  • vous concernant uniquement
  • ou de tous les collaborateurs
• Vous pouvez filtrer par utilisateurs ou par équipe
• Vous pouvez afficher les absences selon leur état : en attente, acceptées, refusées, annulées.
• Le détail de chaque absence est affiché : la personne destinataire de l'absence et celle qui a effectué la demande d'absence, la période concernée, le nombre de jours, le type d'absence, le commentaire indiqué lors de la demande, l'état, la date à laquelle la demande a été réalisée.
• Plusieurs lignes peuvent être sélectionnées en même temps afin de les valider les absences plus rapidement.
• Un raccourci vers l'export des absences est disponible si vous avez les droits suffisants.

La modération des absences est possible seulement si l'on dispose des droits nécessaires.

Il existe deux façons pour modérer une absence.

Première méthode

1. Dans le module Absences, cliquez sur Calendrier.
2. Cliquez sur une demande d'absence présente sur le calendrier des absences.
3. Vous êtes alors redirigé sur la page pour gérer cette absence.

Deuxième méthode

1. Dans le module Absences, cliquez sur Demandes.
2. La liste des absences est affichée : cliquez sur celle de votre choix.
3. Vous êtes alors redirigé sur la page pour gérer cette absence.

Une fois que vous êtes sur la page permettant de gérer l'absence, de nombreuses informations sont présentes :

• Vous retrouvez sur la gauche les informations concernant le collaborateur, notamment son solde de congés et de RTT, sa prochaine absence, et ses jours travaillés.
• Le type, les dates et la durée de l'absence sont rappelés
• Vous savez quand et par qui la demande a été réalisée
• Vous voyez le commentaire et la pièce-jointe éventuellement ajoutés par l'utilisateur lors de l'envoi de sa demande
• Afin de vous organiser au mieux, sont affichés les collaborateurs absents sur la même période : dans l'équipe et en dehors de celle-ci. Si une personne est affichée, c'est qu'il y a au moins une journée durant cette période où celle-ci est absente.
• Des logs vous informent sur les changements liés à cette demande d'absence : il est facile de savoir qui a créé la demande, quand celle-ci a été modérée (refus, annulation acceptation) et par qui.

Pour modérer la demande d'absence :

1. Vous pouvez ajouter un commentaire de décision si nécessaire (exemple : refus car effectif insuffisant à cette période, annulation suite à une erreur dans les dates, acceptation suite confirmation du manager...). Si besoin, plusieurs commentaires de décisions peuvent être ajoutés.
2. En cas d'erreur lors de la transmission de la pièce-jointe, vous pouvez la supprimer.
3. Ensuite, cliquez sur Acceptée, Refusée ou Annulée
4. Le collaborateur est notifié par e-mail immédiatement

Suppression d'une absence

Supprimer une absence n'est pas possible. Néanmoins, l'état d'une absence peut être modifié en cas d'erreur. Il suffit de retourner sur cette page et de cliquer sur l'état de votre choix. Par exemple, vous avez accepté la demande mais le salarié se rend compte qu'il a posé des dates erronées, vous pouvez alors choisir l'état "Annulée".

Aussi, l'utilisateur qui fait une demande d'absence peut annuler sa demande tant qu'elle est en attente, sans avoir les droits de modération des absences.

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