Logiciel de gestion des achats et gestion de fournisseurs

Gérez vos achats et vos relations fournisseurs depuis le logiciel de gestion des achats wuro.
Suivez vos dépenses et maitrisez votre budget en facilitant votre comptabilité à chaque fin de mois.

A chaque achat de bien ou de service dans votre entreprise, vous enregistrez très rapidement et simplement la facture réglée ou à régler dans le logiciel.
Toutes vos factures d'achats enregistrées sont associées à une fiche contact fournisseur. Cela vous permet d'être plus efficace dans vos échanges et futures commandes.
Les données issues de ces factures sont alors immédiatement disponibles pour votre comptabilité.
Ces mêmes données sont également très utiles pour vous permettre de suivre en temps réél vos marges et performances grâce aux outils d'aide à la prise de décision.

Plus besoin de fouiller dans vos classeurs pour retrouver une dépense datant de plusieurs mois. Il vous suffit désormais de faire une recherche rapide dans le moteur de recherche des achats de votre logiciel de gestion d'entreprise.

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Seulement 30% des entreprises utilisent un logiciel de gestion des achats

Structurer sa politique d'achat dans une entreprise avec un logiciel de gestion des achats efficace est un véritable levier de croissance pour les entreprises.
Les Responsables Administratifs et Financiers sont unanimes : bien gérer son processus d'achat et améliorer la relation avec ses fournisseurs contribue à de véritables gains de temps et de productivité.
Les entreprises augmentent ainsi durablement leurs performances économiques.

Importance des factures d'achat

Les factures communiquées par vos fournisseurs sont importantes et doivent être gardées précieusement car :

elles prouvent juridiquement vos achats auprès d'eux
y sont détaillées précisement les informations (quantité, prix, caractéristiques...) sur les services ou marchandises acheté(e)s conformément à l'article 242 nonies A à l'annexe II du Code général des impôts
en comptabilité, elles sont nécessaires à l'établissement des comptes annuels
fiscalement, elles sont utiles dans le cadre du droit à la déduction de la TVA

Conservation des factures d'achat

L'article L123-22 du Code de Commerce prévoit que les documents comptables et les pièces justificatives soient conservées durant 10 ans. Les factures transmises par vos fournisseurs en font partie.

Le délai de conservation commence à partir de la date précisée sur ceux-ci
La conservation peut être au format papier ou électronique
L'adminstration fiscale ou l'URSSAF doit pouvoir, en cas de contrôle, accéder aux factures d'achat pour vérifier les informations déclarées

Un processus d'enregistrement des achats et dépenses simple et rapide

Enregistrez l'ensemble des achats de votre entreprise de façon simple, rapide et sécurisé.

Entrez la date d'achat,
le mode de paiement,
le produit ou service que vous avez acheté,
le montant HT et le montant TTC,
le nom de votre fournisseur.
le numéro de la facture
Votre achat est enregistré.

Une fois enregistrées sur votre logiciel de gestion des achats, vos factures d'achats sont alors sauvegardées et sécurisées, plus de soucis concernant les obligations légales de conservation.

Exploitez désormais la puissance des outils de gestion d'achats : moteur de recherche, exports de données, suivis d'indicateurs clés, etc.

Un moteur de recherche efficace qui permet de trier et filtrer vos achats

Grâce au moteur de recherche d'achats, vous retrouverez en un clin d'oeil toutes vos factures d'achats.
Vous pouvez ainsi obtenir des listes de factures et des informations concernant vos achats, et ceci en fonction d'un ou plusieurs critères.
Ces listes sont alors consultables sur le logiciel ou téléchargeable sur votre tableur (CSV ou XLS) ou au format PDF.
Vous allez pouvoir par exemple demander :

l'ensemble des factures d'achats en attente de réglement auprès des fournisseurs, ainsi que le montant total TTC des achats à régler (très utile pour bien anticiper sa trésorerie).
voir les factures d'un unique fournisseur sur les 12 derniers mois et connaitre le montant total dépensé chez lui.
afficher et exporter dans Excel ou Google Sheets l'ensemble des données de factures depuis le début de mon année comptable ayant un montant supérieur à 1000 euros HT.
des recherches encore plus élaborées : le nombre d'achats réalisés les 3 derniers mois, réglés par virement, ayant un montant compris entre 500€ et 750€, concernant le compte charge Achat de fournitures, pour un unique fournisseur.

Vous l'avez compris les paramètres utilisables pour effectuer vos recherches et trier vos factures d'achats sont nombreux : dates ou périodes donnée, type d'achat, montant d'achat TTC ou HT (fourchette ou montant exact), moyen de paiement (virement, chèques, CB, etc.), code fournisseur, nom du fournisseur, désignation de l'achat, état (payé ou en attente), etc.

Analysez vos achats et dépenses en ligne

Paramétrez des types d'achats pour classer vos dépenses .
Pour simplifier la gestion de vos dépenses, nous vous conseillons de les classer par types d'achats, par exemple : fournitures de bureau, achats de marchandises, publicité, loyer et charges locatives, etc.
Ceci vous permettra d'analyser vos postes de dépenses avec des données chiffrées par types d'achats, grâce aux outils d'aide à la décision.
Attribuer des codes fournisseurs à vos fournisseurs.
Avant d'ajouter des achats, enregistrez vos fournisseurs dans votre liste de contacts et renseignez pour chacun d'entre eux un code fournisseur (401). Cela facilitera grandement votre comptabilité.
Autocompléter les informations du fournisseur
L'enregistrement d'un fournisseur dans vos contacts permet lors de l'ajout d'un achat de compléter automatiquement les champs qui le concernent (nom, code fournisseur...).
Associer un numéro de facture à l'achat.
Plusieurs factures du même montant d'un même fournisseur le même mois ? C'est possible ! Préciser le numéro de la facture d'achat lors de l'ajout permet de les retrouver plus facilement.
Indiquer l'état du paiement (payé, à payer, en attente) et la date du règlement.
Si vous changez l'état de votre achat lorsqu'il a été débité de votre compte bancaire, vous pourrez voir plus facilement les règlements qu'il vous reste à effectuer, ou ceux qui n'ont pas encore été encaissés par vos fournisseurs.

Inclure la facture associée en PDF et avoir ainsi tous les éléments nécessaires au même endroit.
Indiquer une désignation
Pour repérer une facture d'achat encore plus facilement, un champ désignation est à votre disposition. Renseignez au sein de celui-ci des mots clés pertinents concernant votre dépense, qui vous permettront de la trouver rapidement (exemple : commande-fournitures-bureau-mars19).
Renseigner le compte charge et le compte TVA
Lorsque vous ajoutez un achat, des champs Compte charge et Compte TVA sont disponibles. Il est très utile de les compléter afin de faciliter le travail de votre comptable par la suite. Rapprochez-vous de celui-ci pour obtenir la balance générale de vos comptes.
Télécharger vos factures d'achats
Depuis la liste des achats, sélectionnez ceux qui vous intéressent et téléchargez-les en PDF rapidement. En cas de demande urgente, plus besoin de sortir vos classeurs et de scanner les documents car tout est déjà centralisé.
Exporter les achats
Vous pouvez obtenir grâce à la fonctionnalité d'export, un tableau similaire à un journal des achats. Votre comptable va gagner un temps précieux !

Dépôt de justificatifs dans la bannette d'achats

Selon la taille de votre entreprise, il se peut que vous soyez plusieurs à recevoir des justificatifs d'achats (factures pour la souscription à un service, ticket de caisse d'un repas payé par la société...). La bannette d'achats permet à tous les utilisateurs qui en ont le droit de déposer les justificatifs d'achats qu'ils détiennent au même endroit.

La bannette d'achats est utile car, contrairement à une bannette physique présente sur le bureau de la personne en charge des achats, elle est accessible en ligne à tout moment, de n'importe où. Elle est également plus pratique que l'envoi de mails ou qu'un dépôt de fichiers dans un dossier partagé en ligne. En effet, grâce à la bannette d'achats, les documents sont centralisés directement dans Wuro, ce qui permet de les transformer facilement en achat. C'est encore plus rapide lorsque la pré reconnaissance automatique des données (numéro, date, montant, fournisseur) est activée. Le service qui s'occupe des charges au sein de l'entreprise gagne alors un temps précieux.