Modèle de facture secrétariat

Un modèle de facture secrétariat permettra de facturer plus facilement les services administratifs effectués pour les clients.

Wuro est un logiciel de gestion commerciale permettant à un secrétaire indépendant de créer des factures conformes à loi.

Déléguer les tâches administratives : une solution efficace pour les professionnels et les particuliers

Il existe plusieurs professionnels chargés de réaliser des tâches administratives, de gestion, de secrétariat pour leurs clients : secrétaire indépendante, assistant administratif, télésecrétaire, agent d’accueil, une agence de secrétariat externalisé… Les prestations peuvent être fournies à des professionnels (associations, artisans, professionnels libéraux, sociétés…) ou à des particuliers (gestion budgétaire, formalités bancaires et administratives…), qui souhaitent déléguer leur secrétariat par manque de temps ou s’ils ont une aversion pour ce type de tâches. Les échanges se font à distance la plupart du temps et éventuellement sur place.

Les prestations administratives réalisées par un professionnel spécialisé dans le secrétariat sont nombreuses et variées, on retrouve par exemple : création de devis, réalisation de tableaux de bord, relance des clients, rédaction de courriers, rangement de dossiers, édition de factures, accueil téléphonique, gestion d’agendas, prise de rendez-vous, relecture de documents … Par ailleurs, il est important de rappeler que, conformément à l’article 20 de l’Ordonnance du 19 septembre 1945, un indépendant n’a pas le droit de réaliser de travaux comptables. Il risquerait un an de prison et 15 000 euros d’amende.

Faire appel à un secrétaire est utile pour un professionnel dans la mesure où cela lui permet de gagner du temps et de se concentrer davantage sur son activité, ainsi que de l’argent car il n’y a pas de recrutement à effectuer. C’est une charge de travail en moins, et la confier à une personne spécialisée dans l’administratif permet d’être plus serein. En outre, les prestations administratives réalisées par un secrétaire peuvent aussi faire gagner du temps à un particulier ayant des journées chargées ou le rassurer en cas de soucis d’organisation par exemple.

Contenu d’une facture de secrétariat

Une facture de secrétariat doit toujours inclure les mentions obligatoires sur une facture prévues par l’article L441-9 du Code du Commerce (coordonnées du professionnel, adresse de facturation du client, modalités de règlement, SIRET…).

Elle doit détailler de façon claire les prestations réalisées pour le client (tâche administrative effectuée, temps passé, montant, justificatifs…) afin d’éviter tout malentendu, ainsi que les frais de déplacement, les frais supplémentaires non prévus initialement suite à un temps de travail supplémentaire, ou la majoration en cas de travail le week-end le cas échéant.

Il est recommandé pour un assistant administratif de demander un acompte (et donc d’éditer une facture d’acompte) à son client avant de débuter la mission confiée, notamment lorsque le montant est assez conséquent (dès 500 euros par exemple), afin d’assurer la protection des deux parties. Une facture de solde sera à éditer et à régler par le client à la fin de la prestation.

Quels sont les tarifs qu’un secrétaire peut proposer ?

Il n’existe pas de tarifs déterminés pour tous les secrétaires indépendants. Chaque assistant administratif peut fixer ses propres tarifs. Ceux-ci varient en fonction de plusieurs critères tels que le niveau de difficulté de la prestation, le lieu de réalisation (en présentiel ou distanciel), les délais prévus et le niveau d’expérience du professionnel. Cela dépend également du système de facturation choisi.

De plus, si un déplacement est nécessaire pour la réalisation d’une tâche administrative, les frais sont généralement facturés au client, parfois à partir d’un certain nombre de kilomètres parcourus. Aussi, il peut y avoir une majoration appliquée lorsqu’une prestation est réalisée en urgence (exemple 25%), ou durant le week-end, le soir ou pendant un jour férié (exemple 50%).

Secrétariat : Types de facturation

Les professionnels qui fournissent des prestations de secrétariat peuvent opter pour le système de facturation de leur choix :

La facturation au forfait: Pour une période fixée, l’assistant indépendant va attribuer un nombre d’heures à la réalisation des tâches demandées par le client. Le forfait est souvent dégressif et donc avantageux pour celui-ci. Ainsi, par exemple, pendant 3 mois, le professionnel va travailler au total 10 heures (de façon continue ou non) pour le client pour un total de 300 euros.
La facturation à la tâche: Elle est souvent choisie dans le cas de missions ponctuelles. Chaque prestation est facturée en fonction du tarif fixé. Par exemple, la saisie d’un document sur un logiciel de traitement de texte coûte 4,50€ par page. L’édition d’un devis coûte 5 euros. Il faut compter 0,40 euros la page pour la photocopie de documents en couleurs. La relance de factures impayées par mail ou téléphone est facturée 3,50€ par document.
La facturation au temps passé : Elle est aussi appelée facturation à l’heure. Le temps consacré à la réalisation des tâches administratives est facturé. Le tarif peut par exemple être de 25 à 30 euros de l’heure, de 150 à 200 euros la journée, ou encore de 2 euros par minute. Il peut y avoir un tarif dégressif selon le temps passé et la fréquence de la demande. La facture intervient généralement à la fin du mois, pour des prestations telles que les suivantes : classement, gestion de planning, assistance aux démarches administratives et suivi des dossiers, transcription d’un texte, gestion du courrier…

Facture secrétariat : Quel est le taux applicable ?

Le taux de TVA à appliquer pour une facture de secrétariat est le taux normal 20% car il s’agit d’une prestation de service. Cependant, les professionnels concernés par le régime fiscal de la franchise en base de TVA n’ont pas à appliquer la TVA et doivent impérativement indiquer la mention "TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts" sur leurs factures.