Modèle de facture de loyer

Un modèle de facture de loyer permet de faciliter la facturation du loyer d’une location, à usage personnel ou professionnel, au locataire.

Wuro est un logiciel de gestion commerciale permettant aux bailleurs de locations de créer des factures conformes à loi.

Location : qu’est-ce qu’un bail ?

Un bail est un contrat de location conclu entre le propriétaire (également appelé le bailleur) et un locataire, qui détermine leurs droits et leurs obligations, rappelle les caractéristiques du bien immobilier loué ainsi que toute autre information importante.

On retrouve notamment les coordonnées des parties, la description du bien immobilier (adresse postale exacte, superficie, nombre de pièces …), la durée du bail, les modalités de paiement (date d’échéance et moyens de paiements acceptés), le montant du loyer, des clauses spécifiques, ou encore le dépôt de garantie. Les obligations qui sont précisées au sein du bail sont par exemple : l’entretien et les réparations nécessaires, le respect des règles du bail, les conditions d’utilisation du bien loué, la présence d’animaux de compagnie …

Il s’agit d’un document essentiel lors de la location d’un bien à usage personnel (bail étudiant, bail pour logement vide, bail de logement meublé…) ou professionnel (bail professionnel, bail commercial, bail rural …) puisqu’il protège à la fois le bailleur et le locataire.

Contenu d’une facture de loyer

Il est tout d’abord primordial de ne pas confondre la quittance et la facture de loyer. En effet, la quittance de loyer est un document encadré par l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989, attestant que le locataire a bien payé le loyer et les charges en totalité. Sur celle-ci, on retrouve la période concernée, le montant du règlement versé, la date de paiement et la signature du propriétaire de la location. Celui-ci doit la communiquer gratuitement au locataire s’il la demande. En cas de paiement partiel, un reçu doit être transmis pour pouvoir réclamer le règlement du reste à payer. Car, si une quittance est délivrée, le loyer est considéré comme payé en intégralité.

Par ailleurs, la facture de loyer est un document comptable émis au locataire pour demander le paiement du loyer. Celle-ci est donc généralement envoyée avant la date d’échéance du loyer et ne représente pas une preuve de paiement quand elle n’est pas acquittée.

Il est essentiel de préciser sur la facture de loyer l’ensemble des mentions obligatoires sur toute facture, prévues au sein de l’article L441-9 du Code du Commerce (numéro de la facture, date, SIRET …).

En outre, il est obligatoire de préciser l’identité et les coordonnées du propriétaire, et celles du locataire (l’adresse du locataire étant celle du bien loué). Toutes les précisions permettant l’identification du bien immobilier doivent être spécifiées (étage, numéro de bâtiment …).

Aussi, il est important de rappeler la période à laquelle la facture fait référence (exemple : Loyer pour Juin 2023), et éventuellement préciser les dates (exemple : du 1^er juin 2023 au 30 juin 2023 inclus).

Montant du loyer

Le montant du loyer est défini différemment en fonction du type de bail. Il convient donc de vérifier le contenu du bail qui a été conclu et les différentes clauses, et de se rapprocher d’un professionnel spécialisé en fiscalité si nécessaire. Par exemple :

L’indice national des fermages est pris en compte pour un bail rural
Pour un bail commercial, il est défini librement par les parties puis il est réglementé en cas de révision et s’appuie sur l’indice trimestriel des loyers commerciaux (ILC).
En cas de signature d’un bail professionnel, le montant est déterminé librement, et une révision peut être réalisée en fonction de l’indice des loyers d’activités tertiaires (ILAT).
Pour un bail d’habitation, le loyer d’une location vide ou meublée, considérée comme une résidence principale, est fixé par le propriétaire. En cas de révision, l’indice de référence des loyers (IRL) peut être pris en compte. Certaines communes sont toutefois soumises à l’encadrement des loyers, ce qui implique un loyer plafonné. Des règles spécifiques peuvent être appliquées à certaines villes (Paris, Lyon, Bordeaux…).

Les charges ne sont pas incluses dans le montant du loyer. Parmi les charges dues par le locataire, il peut y avoir les frais pour l’électricité, l’eau, les réparations courantes, l’entretien des parties communes, parfois des impôts (taxe foncière, taxe sur les ordures ménagères…). Il convient donc de rappeler sur la facture que les charges ne sont pas comprises afin d’éviter tout malentendu.

Locaux à usage professionnel ou d’habitation : TVA applicable

L’application de la TVA varie selon le type de location :

D’après l’alinéa 2° de l’article 261 D du Code Général des Impôts, il y a exonération de TVA pour les locations de locaux nus et terrains non aménagés, à usage professionnel ou d’habitation
Selon l’alinéa 4° de l’article 261 D du CGI, les locations de locaux meublés à usage d’habitation (occasionnelles, permanentes ou saisonnières) sont exonérées de TVA.
L’alinéa 1° de l’article 261 D du CGI, les locations de terres et bâtiments agricoles sont exonérées de TVA.
D’après l’article 256 du CGI, Les locations de locaux aménagés à usage professionnel sont considérées comme des prestations de service et sont donc soumises à la TVA au taux normal de 20%. (BOI-TVA-CHAMP-10-10-50-30 du 12/09/2012).

Il faut noter que des exceptions existent (exemple : prestations d’hébergement dans les hôtels de tourisme classés), et qu’une demande d’imposition volontaire peut être réalisée dans certains cas (article 260 du Code Général des Impôts). C’est pour cela qu’il est important de bien se renseigner et de se rapprocher d’un professionnel spécialisé en fiscalité.