Modèle de note de frais (remboursement de frais)

Modèle de facture de remboursement de frais (note de frais)

Un modèle de facture de remboursement de frais facilitera l’établissement d’une note de frais d’un salarié suite à ses déplacements professionnels.

Wuro est un logiciel de gestion commerciale permettant au service en charge de la facturation et de la comptabilité de créer des factures conformes à loi.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Lorsqu’un salarié est amené à faire des dépenses légitimes (restauration, transport, logement…) pour le compte de l’entreprise dans le cadre de déplacements professionnels fréquents ou de voyages d’affaires occasionnels, un document regroupant les différentes sommes engagées est émis : il s’agit de la note de frais. Suite à l’édition de de celle-ci, les frais sont remboursés au salarié par l’employeur, à condition que tous les justificatifs aient bien été fournis. Cela est important pour éviter tout problème en cas de contrôle de l’URSSAF. Il convient aussi pour cela de bien noter le détail des participants et les motifs au dos sur les justificatifs.

Le remboursement de la note de frais est une obligation pour l’entreprise. Il ne peut exister de clause au sein du contrat de travail du salarié qui implique que les éventuels frais professionnels qu’il engage pour le compte de l’entreprise soient à sa charge. Toutefois, l’employeur peut imposer que les justificatifs des dépenses soient remis dans un délai limité pour éviter la procrastination. Si le salarié ne transmet pas les justificatifs dans les délais, le salarié n’est alors pas remboursé, selon la jurisprudence. En outre, si l’employeur ne fixe pas de délai, la loi prévoit un délai de 5 ans au maximum pour le remboursement.

Contenu d’une facture de remboursement de frais (note de frais)

Une note de frais est un document différent d’une facture ordinaire. En effet, l’émetteur de la note de frais est le salarié, et elle est à destination de l’entreprise, qui l’enregistre dans ses charges. L’édition des notes de frais peut être déléguée au service en charge de la facturation et de la comptabilité. Celle-ci prend généralement la forme d’un tableau et peut donc être réalisée avec un tableur ou depuis un logiciel de gestion en ligne.

Afin d’être conforme, la note de frais doit contenir un certain nombre d’informations. D’abord, il est important de lui attribuer un numéro, et d’indiquer la date à laquelle elle est établie. Puis, il faut indiquer le prénom, le nom et la fonction du salarié concerné, et le nom, l’adresse de l’entreprise destinatrice et éventuellement l’identité de la personne chargée de valider la note de frais. Il convient également d’indiquer les dates de début et de fin de la note de frais : la date de début étant la date du justificatif le plus ancien, la date de fin celle du plus récent. La signature du salarié est requise.

Ensuite, il est nécessaire de rappeler pour chaque justificatif la date, le nom du fournisseur, le motif et l’adresse. Les montants des justificatifs sont renseignés en fonction du type d’achat (du compte charge) des frais engagés tels que repas, transport (train, avion…), péage, stationnement, logement (hôtel, location…) ou divers (téléphonie, achat de fournitures …). Le montant HT, TTC et la TVA doivent bien figurer. Il se peut qu’il n’y ait rien à préciser si seul un déplacement en véhicule a été réalisé.

Par ailleurs, si le salarié a utilisé son véhicule pour effectuer un déplacement professionnel, il est nécessaire de rappeler le motif, la plage horaire, le trajet effectué, la puissance du véhicule en CV et le nombre de kilomètres parcourus au total (aller et retour). Pour retenir la bonne valeur d’indemnité kilométrique, il convient de se référer au barème kilométrique en vigueur. Celle-ci est multipliée par le nombre de kilomètres parcourus pour obtention du montant des frais kilométriques. De plus, il est important dans ce cas de conserver une copie de la carte grise en cas de contrôle.